(1) Die in § 1 Absatz 1 genannten Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, fortlaufend auszusondern, dem Staatsarchiv anzubieten und ihm nach Feststellung der Archivwürdigkeit abzuliefern. Unterlagen sollen spätestens 30 Jahre nach ihrer endgültigen Entstehung ausgesondert und angeboten werden, soweit sie nicht noch nachweislich im Geschäftsgang erforderlich sind oder soweit nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen.

(2) Anzubieten und bei festgestellter Archivwürdigkeit abzuliefern sind auch Unterlagen die

1. 1.
   personenbezogene Daten enthalten, die gesperrt sind oder die nach einer Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten,
2. 2.
   einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen.

Von der Anbietungspflicht ausgenommen bleiben Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis oder die Unverletzlichkeit der Wohnung verstoßen würde, sowie personenbezogene Daten, deren Speicherung unzulässig war oder die nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Vorschriften zu löschen oder zu tilgen sind.

(3) Daten verarbeitende Stellen und Staatsarchiv haben bei der Anbietung, Auswahl und Übernahme von Unterlagen mit personenbezogenen Daten, insbesondere solchen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, die schutzwürdigen Interessen Dritter zu berücksichtigen und die Datensicherung zu gewährleisten.

(4) Durch Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und den in § 1 Absatz 1 genannten Stellen kann

1. 1.
   auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden,
2. 2.
   der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl anfallen, im Einzelnen festgelegt werden

und muss

1. 3.
   die Auswahl der anzubietenden maschinenlesbar gespeicherten Informationen einschließlich der Form der Datenübermittlung im Einzelnen festgesetzt werden.

(5) Eine Vernichtung oder Löschung von Unterlagen ist nur nach der Verneinung der Archivwürdigkeit zulässig; Absatz 2 Satz 2 bleibt unberührt. Entscheidet das Staatsarchiv nicht innerhalb von sechs Monaten über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen, können sie vernichtet oder gelöscht werden. Für maschinenlesbare Unterlagen gilt eine Frist von vier Monaten.

(6) Archivwürdige Unterlagen können bereits vor Ablauf der durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften bestimmten Aufbewahrungsfristen vom Staatsarchiv übernommen werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung wird durch das Staatsarchiv erfüllt. Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist bleibt die abgebende Stelle Daten verarbeitende Stelle im Sinne des Hamburgischen Datenschutzgesetzes (HmbDSG) vom 5. Juli 1990 (Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt Seite 133, 165, 226), zuletzt geändert am 30. Januar 2001 (Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt Seite 9).

(7) Für juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht der Freien und Hansestadt Hamburg unterstehen, besteht die Pflicht zur Anbietung und Ablieferung an das Staatsarchiv nur dann, wenn sie kein eigenes Archiv unterhalten, das archivfachlichen Anforderungen genügt.

(8) Die Bürgerschaft entscheidet in eigener Zuständigkeit, ob bei ihr entstandene Unterlagen, die zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden, von ihr selbst archiviert oder dem Staatsarchiv zur Übernahme angeboten werden.