Diese Richtlinie gilt für alle Behörden und Einrichtungen im Geschäftsbereich des Thüringer Ministeriums für Inneres und Kommunales (TMIK). Sie bildet die organisatorische Grundlage für die rechtmäßige, effektive und effiziente Wahrnehmung von zentralen und dezentralen Beschaffungsaufgaben.

2.1 Beschaffungen im Sinne der Richtlinie

Beschaffungen umfassen die Vergabe von öffentlichen Aufträgen über Leistungen (Lieferungen und Dienstleistungen) sowie Rahmenverträge.

Beschaffungen sind Bestandteil des Prozesses der Bedarfsdeckung. Voraussetzungen sind das Vorliegen eines Bedarfs, die Planung der Bedarfsdeckung und Haushaltsmittel, das Bereitstellen der Haushaltsmittel sowie Maßnahmen zur Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens.

2.2 Verfahrensgrundsätze

Beschaffungen sind vorausschauend zu planen und zu steuern.

Beschaffungen sollen vorrangig aus Rahmenverträgen und aus Katalogen (stärkere Produktstandardisierung) realisiert werden. Vor jeder Beschaffung ist zu prüfen, ob für das zu beschaffende Produkt oder die zu beschaffende Leistung ein Rahmenvertrag vorliegt.

Zu jedem Beschaffungsvorgang müssen alle begründenden Unterlagen und Entscheidungen vollständig und transparent dokumentiert werden.

Bei allen Beschaffungen sind die Bestimmungen des Haushalts- und Vergaberechts in der jeweils geltenden Fassung zu beachten und einzuhalten. Hierzu gehören insbesondere:

• die Thüringer Landeshaushaltsordnung (ThürLHO),

• das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB),

• die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV),

• die Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (Konzessionsvergabeverordnung - KonzVgV),

• das Thüringer Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Thüringer Vergabegesetz - ThürVgG),

• die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung - UVgO),

• die Thüringer Verwaltungsvorschrift zur Vergabe öffentlicher Aufträge,

• die Richtlinie zum wirtschaftlichen Einsatz von Haushaltsmitteln für die Vergabe von Gutachten, Studien, Forschungsaufträgen und ähnlichen Werkverträgen,

• Rundschreiben des für Wirtschaft zuständigen Ministeriums zur Anwendung des Thüringer Vergabegesetzes und der Thüringer Richtlinien zum Öffentlichen Auftragswesen,

• Rundschreiben des für Haushalt zuständigen Ministeriums zum Haushaltsvollzug,

• Rundschreiben des Thüringer Landesverwaltungsamtes zur Öffentlichen Auftragsvergabe.

2.3 Grundsatz der zentralen Beschaffung

Beschaffungen des TMIK und der Behörden und Einrichtungen der Thüringer Polizei erfolgen grundsätzlich zentral über die Zentrale Beschaffungsstelle der Landespolizeidirektion (LPD).

Die Beschaffung von Fahrzeugen des Katastrophenschutzes und sonstiger Ausrüstung durch das Thüringer Landesverwaltungsamt (TLVwA) im Rahmen des fortzuschreibenden Ausstattungsprogramms für den Katastrophenschutz gemäß § 44 Abs. 4 Satz 2 des Thüringer Brand- und Katastrophenschutzgesetzes erfolgt ebenfalls zentral über die Zentrale Beschaffungsstelle der LPD.

Durch Erlass des TMIK können weitere Behörden und Einrichtungen des Geschäftsbereichs zur zentralen Beschaffung über die Zentrale Beschaffungsstelle verpflichtet werden.

Mit Zustimmung des TMIK kann die Zentrale Beschaffungsstelle auch für andere Landesbehörden innerhalb oder außerhalb des Geschäftsbereichs des TMIK beschaffen. Die Beauftragung zur Beschaffung hat schriftlich zu erfolgen. Ihr sind eine vom jeweiligen Behördenleiter oder dessen Vertreter unterzeichnete Leistungsbeschreibung, eine Vergabematrix sowie ggf. Vertragsentwürfe beizufügen. Abzuschließende Verträge unterzeichnet der Leiter oder der hierzu ermächtigte Vertreter der Behörde, für die die Beschaffung erfolgt.

Kooperationen mit Bundesbehörden oder anderen Bundesländern sind bei zentralen Beschaffungen nach vorheriger Zustimmung des TMIK möglich. Sie bedürfen grundsätzlich des Abschlusses eines Verwaltungsabkommens mit dem Freistaat Thüringen, vertreten durch das TMIK, und einer durch das TMIK gezeichneten Durchführungsvereinbarung. Eine Delegation ist im Einzelfall möglich.

2.4 Dezentrale Beschaffungen

In Ausnahmefällen können die Behörden und Einrichtungen die nachfolgenden Lieferungen und Leistungen dezentral in eigener Zuständigkeit beschaffen:

1. a)

   Lieferungen und Leistungen, deren geschätzter Auftragswert 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer nicht übersteigt (Direktauftrag),

2. b)

   Sachverständigenleistungen (Gutachten, Rechtsberatungen und andere),

3. c)

   Leistungen, die eine besondere schöpferische Fähigkeit verlangen,

4. d)

   Lieferungen und Leistungen, die einer Preisbindung unterliegen, soweit andere Wettbewerbs- und Zuschlagskriterien nicht relevant sind,

5. e)

   Lieferungen und Leistungen mit besonderer Sachnähe,

6. f)

   besonders dringliche Lieferungen und Leistungen.

Besondere Sachnähe ist ungeachtet des Auftragswertes insbesondere bei Lieferungen und Leistungen gegeben, die bereits im Vorfeld der Vergabe einer unmittelbaren und tiefgehenden Abstimmung zwischen Bedarfsstelle und künftigem Auftragnehmer bedürfen (Medien-, Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungen, Kunst, Kultur und anderes). Besondere Sachnähe liegt grundsätzlich auch bei Lieferungen und Leistungen vor, die der Wiederherstellung oder Gewährleistung eines geordneten Dienstbetriebes dienen (z. B. Instandsetzungen, Schadensbeseitigung), soweit nicht bereits besondere Dringlichkeit (z. B. in Fällen einer Havarie) gegeben ist. Eine besondere Sachnähe kann im Einzelfall auch in folgenden Fällen gegeben sein:

• wenn eine Beschaffungsmaßnahme wirtschaftlicher dezentral als zentral realisiert werden kann,

• wenn das Vergabeverfahren einfach gelagert ist, d. h. für rechtssichere Vergaben vergaberechtliches Spezialwissen der zentralen Beschaffungsstelle nicht notwendig ist (in der Regel bei Vergaben an einen Bieter mit einem Alleinstellungsmerkmal),

• wenn die dezentrale Durchführung der Beschaffung aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist,

• wenn ein Bedarf aus einer zentralen Beschaffungsmaßnahme von dritter Stelle (z. B. vom Thüringer Finanzministerium abgeschlossene Rahmenverträge) gedeckt werden kann und die Bedarfsstelle hieraus bezugsberechtigt ist,

• im Rahmen des regionalen behördlichen Gesundheitsmanagements.

Das Vorliegen der besonderen Sachnähe ist durch die dezentrale Beschaffungsstelle zu begründen und zu dokumentieren.

Eine besondere Dringlichkeit ist gegeben, wenn eine Beschaffung durch die Zentrale Beschaffungsstelle nicht zeitgerecht erfolgen kann. Die besondere Dringlichkeit muss sich aus Umständen ergeben, die für die dezentrale Beschaffungsstelle nicht voraussehbar waren und ihr nicht zuzurechnen sind. Die besondere Dringlichkeit ist durch die dezentrale Beschaffungsstelle zu begründen und zu dokumentieren.

Eine dezentrale Beschaffung in den genannten Fällen ist nur dann zulässig, wenn die zu beschaffende Lieferung oder Leistung nicht zeitgerecht über einen von der Zentralen Beschaffungsstelle abgeschlossenen Rahmenvertrag beschafft werden kann.

2.5 IT-Unterstützung

Zur Gewährleistung eines einheitlichen Verwaltungshandelns im Hinblick auf alle Beschaffungsvorgänge sind für das Anforderungs- und Vergabemanagement sowie dem Bestandsnachweis die vom TMIK vorgegebenen IT-Verfahren zu nutzen.

Zur Reduktion von Medienbrüchen bzw. manuellem Übertragungsaufwand sind Schnittstellen zwischen den eingesetzten IT-Verfahren zu schaffen. Sofern die technischen und rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind, sollen alle Beschaffungsprozesse vollständig elektronisch abgebildet werden. Das Erstellen und Vorhalten papiergebundener Unterlagen ist auf ein Minimum zu reduzieren.

2.6 Nachhaltigkeit

In jeder Phase des Beschaffungsprozesses sollen umweltbezogene Aspekte berücksichtigt, gefördert und unterstützt werden, sofern eine Verbindung und Verhältnismäßigkeit zum Auftragsgegenstand sowie dessen Wert und Beschaffungsziel besteht. Im Anwendungsbereich der Unterschwellenvergabeordnung erfolgt die Berücksichtigung umweltbezogener Aspekte nach § 2 Abs. 3 UVgO und im Anwendungsbereich des Thüringer Vergabegesetzes zusätzlich nach § 4 ThürVgG. Bei Beschaffungen oberhalb des EU-Schwellenwertes sind Umweltaspekte zudem nach Maßgabe der § 97 Abs. 3 GWB und §§ 67, 68 VgV zu berücksichtigen.

Die Nachweisführung durch Gütezeichen ist, nach Maßgabe einschlägiger Rechtsnormen, für alle Wertungsstufen möglich.

3.1 Mittelbewirtschaftende Stellen

Mittelbewirtschaftende Stellen sind die Behörden oder Einrichtungen, denen mittels Zuweisungsverfügung (Kassenanschlag) der übergeordneten Behörde gemäß der Verwaltungsvorschrift zu § 9 der ThürLHO Haushaltsmittel zur selbständigen Bewirtschaftung zugewiesen worden sind. Sie dürfen über die zugewiesenen Haushaltsmittel eigenverantwortlich verfügen.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen tragen für ihren Geschäftsbereich die Verantwortung für die Bedarfsfeststellung, Bedarfs- und Haushaltsmittelplanung, für vergabevorbereitenden Maßnahmen, den Haushaltsvollzug, die Bezahlung einer Lieferung oder Leistung sowie die Erfüllung der Nachweispflichten gemäß § 73 ThürLHO. Zu den vergabevorbereitenden Maßnahmen gehören insbesondere:

• Prüfen des Bedarfs aus wirtschaftlicher, sachlicher und tatsächlicher Sicht,

• Prüfung und Genehmigung der Bedarfsanforderungen aus haushälterischer Sicht.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben für ihren Geschäftsbereich eine oder mehrere Bedarfsstellen zu benennen, die berechtigt sind, Bedarfsanforderungen zu initiieren.

Weiterhin haben die mittelbewirtschaftenden Stellen die Organisationseinheiten festzulegen, die in ihrem Geschäftsbereich dezentral beschaffen (dezentrale Beschaffungsstellen).

3.2 Bedarfsstellen

Bedarfsstellen sind Behörden, Einrichtungen oder Dienststellen, die Lieferungen oder Leistungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben bedürfen. Bedarfsstellen werden durch die mittelbewirtschaftenden Stellen festgelegt.

Die Bedarfsstellen haben insbesondere folgende Aufgaben:

• Planung des absehbaren zukünftigen Bedarfs und dessen zeitgerechte Haushaltsvoranmeldung zur jeweiligen Haushaltsaufstellung in der zu planenden Haushaltsperiode,

• Ermittlung und Bündelung des Bedarfs im jeweiligen Zuständigkeitsbereich entsprechend der bestätigten Haushaltsvoranmeldungen im Rahmen der vom Haushaltsgesetzgeber festgestellten Planansätze,

• Anmeldung des Bedarfs bei der jeweils zuständigen mittelbewirtschaftenden Stelle und Initiierung von Bedarfsanforderungen,

• Erstellung von Leistungsbeschreibungen in technischer und/oder fachlicher Hinsicht sowie weiterer erforderlicher Unterlagen,

• Benennung der Kriterien für die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der am Vergabeverfahren beteiligten Bieter,

• Bestimmung von Wertungskriterien und deren Bemessung und Gewichtung für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots,

• Mitwirkung bei der Angebotsbewertung.

3.3 Bedarfsüberprüfungsstellen

Vor Beginn von Vergabeverfahren der Zentralen Beschaffungsstelle wird die Notwendigkeit geplanter Beschaffungsmaßnahmen, deren Auftragswert 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer übersteigt, von einer von der jeweiligen Bedarfsstelle organisatorisch getrennten Bedarfsüberprüfungsstelle geprüft.

3.4 Zentrale Beschaffungsstelle

Die Zentrale Beschaffungsstelle hat insbesondere folgende Aufgaben:

• Bündelung und Koordinierung von Beschaffungsmaßnahmen,

• Beratung der Bedarfsstellen bei der Erarbeitung von Leistungsbeschreibungen und Leistungsverzeichnissen bzw. bei der Definition von Wertungskriterien,

• Vergabe von Lieferungen und Leistungen nach den hierfür geltenden nationalen und europäischen Vorschriften und Richtlinien,

• juristische Unterstützung der Bedarfsstellen bei der Vertragsabwicklung, soweit Ansprüche aus Lieferungen oder Leistungen geltend gemacht werden,

• Vertretung des Landes vor den Vergabekammern oder vor Gericht in vergaberechtlichen Angelegenheiten, soweit das Vergabeverfahren von der Zentralen Beschaffungsstelle geführt wurde,

• Abschluss von Rahmenverträgen,

• Führung einer Aufstellung aller relevanten Rahmenverträge.

Die Zentrale Beschaffungsstelle hat im Hinblick auf die fachlichen Belange der auszuschreibenden Leistung das Einvernehmen mit den Bedarfsstellen herzustellen.

3.5 Dezentrale Beschaffungsstellen

Dezentrale Beschaffungsstellen sind Organisationseinheiten der mittelbewirtschaftenden Behörde, die durch diese ermächtigt sind, im Ausnahmefall (Ziffer 2.4) dezentral zu beschaffen. Diese haben einen Vergabekalender für dezentrale Beschaffungen nach dem Muster in der Anlage 1 zu führen.

4.1 Bedarfsermittlung und -anmeldung

Die Bedarfsstelle ermittelt, bündelt und beschreibt den Bedarf in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich nach fachlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten und meldet diesen unter Nutzung des vorgegebenen IT-Verfahrens in der mittelbewirtschaftenden Stelle an. In den mittelbewirtschaftenden Stellen erfolgt eine Prüfung der Notwendigkeit der Bedarfsdeckung sowie der Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln. Wird im Ergebnis der Prüfung die Bedarfsanforderung genehmigt, so ist diese zur Realisierung an die Zentrale Beschaffungsstelle zu übermitteln.

Die Zentrale Beschaffungsstelle kann den Bedarfsstellen Stichtage vorgeben, bis zu denen bestimmte Bedarfe anzumelden sind, damit seitens der Zentralen Beschaffungsstelle Bündelungen vorgenommen werden können.

Jeder Entscheidung der mittelbewirtschaftenden Stellen über eventuelle Beschaffungen hat grundsätzlich die Erstellung eines Fachkonzeptes durch die hierfür jeweils zuständige Stelle vorauszugehen, soweit dies nicht in anderen Rechtsvorschriften bereits geregelt ist. Dieses Fachkonzept soll mindestens eine Beschreibung des Zweckes und des künftigen Nutzens, die fachlich-inhaltliche Beschreibung des zu beschaffenden Produkts bzw. der Leistung und ein Soll-Ausstattungsnormativ enthalten. Bei Erfordernis ist eine Kosten-Nutzen-Abschätzung vorzunehmen und eine Zeitschiene zur Umsetzung zu erstellen. Bei Ersatzbeschaffungen ist nachzuweisen, dass die auszusondernde Technik wirtschaftlich abgeschrieben ist bzw. die mit einer Ersatzbeschaffung verbundenen Vorteile (z. B. geringere Betriebs- und/oder Wartungskosten, Produktstandardisierung, Minimierung Schulungsaufwand etc.) diese Maßnahme rechtfertigen.

Der Bedarfsstelle obliegt die Bedarfsbeschreibung. Sie hat darüber hinaus Vorschläge zu Vertragsentwürfen und -inhalten sowie Vorschläge zur Losbildung und zur Vergabeart zu unterbreiten.

Die Zentrale Beschaffungsstelle teilt der Bedarfsstelle mit, ob zur Bedarfsdeckung auf bestehende Rahmenverträge zurückgegriffen werden kann oder eine Änderung bestehender Verträge hinsichtlich Leistungsinhalt und Auftragsvolumen geboten ist.

Die Zentrale Beschaffungsstelle unterrichtet die Bedarfsstellen über die Verfügbarkeit von Produkten aus Rahmenverträgen und sonstigen Produktkatalogen und über ablaufende Rahmenverträge.

Beabsichtigt die Zentrale Beschaffungsstelle Rahmenverträge neu auszuschreiben oder sich an Ausschreibungen Dritter zu beteiligen, so teilt sie dies den mittelbewirtschaftenden Stellen mit und fordert diese auf, den voraussichtlichen Bedarf an den vom auszuschreibenden Rahmenvertrag umfassten Lieferungen oder Leistungen zu erheben und der Zentralen Beschaffungsstelle innerhalb einer von dieser zu bestimmenden Frist mitzuteilen. Die Ausschreibung eines Rahmenvertrages durch die Zentrale Beschaffungsstelle bzw. die Beteiligung an einer Ausschreibung Dritter erfolgt erst dann, wenn in der Zentralen Beschaffungsstelle der voraussichtliche Gesamtbedarf aller beteiligten mittelbewirtschaftenden Stellen bekannt ist.

4.2 Einleitung und Durchführung der Beschaffung

Die Zentrale Beschaffungsstelle, oder im Fall einer dezentralen Beschaffung nach Ziffer 2.4 die jeweilige dezentrale Beschaffungsstelle trägt für die Erarbeitung vergaberechtskonformer Vergabeunterlagen Sorge. Behörden und Einrichtungen mit besonderer Sachkunde und andere Sachverständige können hinzugezogen werden, soweit Umfang und Beschaffenheit der Leistung dies erfordern.

Die Ausschreibung von Leistungen durch die Zentrale Beschaffungsstelle ist unzulässig, soweit bezüglich der Vergabeunterlagen (Leistungsverzeichnis und vorformulierte Vertragsbedingungen) ein Einvernehmen mit der Bedarfsstelle nicht erreicht werden kann oder insbesondere vergaberechtliche Bedenken fortbestehen. Der Beschaffungsauftrag wird in diesen Fällen zur Überarbeitung an die Bedarfsstelle zurückgegeben. Notwendige Änderungen an den Vergabeunterlagen sind zwischen der Zentralen Beschaffungsstelle und der Bedarfsstelle abzustimmen. Die Verpflichtung zur zentralen Beschaffung von Lieferungen und Leistungen oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer (Ziffer 2.4 a) bleibt hiervon unberührt.

Andere Gründe für die Rückgabe eines Beschaffungsauftrages können durch im Vorfeld des Vergabeverfahrens zwischen Bedarfsstelle und Bietern geführte Verhandlungen, durch eine besondere Sachnähe oder Geringfügigkeit der Beschaffung gegeben sein (vgl. Ziffer 2.4).

Bei zentralen Beschaffungen obliegt der Zentralen Beschaffungsstelle die vollständige Durchführung der Vergabeverfahren.

Die Zentrale Beschaffungsstelle nimmt anhand der in den Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Wettbewerbs- und Zuschlagskriterien eine förmliche und preisliche Wertung der Angebote vor. Die Angebotsunterlagen und das Ergebnis der förmlichen und preislichen Wertung werden - soweit erforderlich - der Bedarfsstelle zur fachtechnischen Wertung zugeleitet.

Nach erfolgter förmlicher und fachtechnischer Wertung trifft die Zentrale Beschaffungsstelle die Vergabeentscheidung. Sofern eine Voraussetzung zur Aufhebung der Ausschreibung vorliegt, erfolgt diese durch die Zentrale Beschaffungsstelle. Im Falle der Aufhebung der Ausschreibung informiert die Zentrale Beschaffungsstelle die Bedarfsstelle hierüber. Die Zentrale Beschaffungsstelle informiert die Bewerber und Bieter unverzüglich und unter Angabe der Gründe über die Aufhebung der Ausschreibung und gegebenenfalls über die Absicht, ein neues Vergabeverfahren einzuleiten.

4.3 Dokumentation des Beschaffungsverfahrens

4.3.1 Vergaberechtliche Dokumentationspflichten

Die vergaberechtlichen Dokumentationspflichten sind in jedem Beschaffungsverfahren zwingend einzuhalten.

Die Verantwortung hierfür trägt bei zentralen Beschaffungen die Zentrale Beschaffungsstelle, bei dezentralen Beschaffungen die dezentrale Beschaffungsstelle.

Im Zuge jedes Vergabeverfahrens sind die einzelnen Stufen des Vergabeverfahrens und insbesondere die für den Zuschlag maßgebenden Feststellungen und Gründe vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren, insbesondere:

• Auftraggeber,

• Bezeichnung der Beschaffungsmaßnahme,

• Bedarfsermittlung (Art und Umfang der Leistung),

• Markterkundung,

• Ermittlung und Höhe des Auftragswertes,

• Wahl des Vergabeverfahrens mit Begründung,

• Wahl der Vergabeart (mit Begründung) sowie vergaberechtliche Besonderheiten (insbesondere der Gründe für ein Abweichen vom Vorrang der Öffentlichen Ausschreibung bzw. des offenen Verfahrens),

• Vergabe nach Losen (Begründung der Aufteilung bzw. Nichtaufteilung in Lose),

• Behandlung von Nebenangeboten,

• Termine - Veröffentlichung - Angebotseröffnung - Ablauf Zuschlagsfrist,

• Dokumentation von Auskunftserteilung,

• Niederschrift über Angebotseröffnung,

• Gegenüberstellung aller Anbieter und deren Leistungs-Preis-Verhältnis,

• Gründe für Angebotsausschlüsse,

• Begründung der Auswahlentscheidung,

• ggf. erforderliche Veröffentlichung der Vergabeentscheidung im Internet,

• Dokumentation Verständigung der Bieter/ Bewerber,

• Vergabevorschlag,

• Entscheidung über die Zuschlagserteilung,

• Absagenachrichten,

• Anerkenntnis (Datum, Unterschrift oder gleichwertige Nachweisführung),

• Entscheidungen über die Aufhebung/ Einstellung des Vergabeverfahrens und deren Gründe.

Die Dokumentation der fachtechnischen Wertung durch die Bedarfsstelle bleibt hiervon unberührt.

Bei zentralen Vergaben wird der Vergabevermerk vor Zuschlagserteilung vom Leiter der Zentralen Beschaffungsstelle oder dessen ermächtigten Vertreter schlussgezeichnet.

Bei dezentralen Vergaben wird der Vergabevermerk vor Zuschlagserteilung vom Leiter der dezentral beschaffenden Stelle oder dem von ihm Beauftragten schlussgezeichnet.

4.3.2 Dokumentationspflichten bei Direktkäufen

Bei Direktaufträgen nach Ziffer 2.4 a) beschränkt sich die vergaberechtliche Dokumentationspflicht in Abweichung von Ziffer 4.3.1 auf mindestens folgende Punkte:

• Auftraggeber,

• Bezeichnung der Beschaffungsmaßnahme,

• Bedarfsermittlung (Art und Umfang der Leistung),

• Ermittlung und Höhe des Auftragswertes,

• Auftragnehmer.

4.4 Zuschlag

Die Zentrale Beschaffungsstelle teilt dem ausgewählten Bieter die Zuschlagsentscheidung mit. Mit Zugang dieser Mitteilung beim Bieter ist der Zuschlag erteilt und der Vertrag zustande gekommen.

Die Zentrale Beschaffungsstelle unterrichtet die Bedarfsstelle über den erteilten Zuschlag und die dem Zuschlag zugrundeliegenden wesentlichen Vertragsbestandteile (Art und Umfang der Leistung, Preis, Liefertermin, Zahlungsbedingungen, Angaben zur Gewährleistung) und stellt die Auftrags- oder Vertragsunterlagen zur Verfügung.

5.1
Abnahme der Lieferung oder Leistung

5.1.1
Grundsatz

Lieferungen oder Leistungen sind grundsätzlich von der jeweils verantwortlichen Beschaffungsstelle, abzunehmen. Sollte die jeweilige Beschaffungsstelle nicht in der Lage sein, die Lieferung oder Leistung fachlich abzunehmen, so hat sie die Abnahme unter Beteiligung von Fachpersonal der Bedarfsstellen durchzuführen.

Die Beschaffungsstelle kann im Vertrag die Abnahme einer Lieferung oder Leistung auch vollständig einer Bedarfsstelle übertragen.

Zur Wahrung möglicher Ansprüche werden Lieferungen oder Leistungen durch die jeweilige Beschaffungsstelle bzw. von der beauftragten Bedarfsstelle unmittelbar nach Empfang auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit überprüft. Das Prüfergebnis ist in einem Abnahmeprotokoll bzw. auf dem Lieferschein oder dem Leistungsnachweis zu dokumentieren.

Bei unvollständigen, fehlerhaften oder sonst nicht ordnungsgemäßen Lieferungen oder Leistungen fertigt die Beschaffungsstelle bzw. die beauftragte Bedarfsstelle einen Mängelbericht und zeigt die Nichtannahme der Lieferung oder Leistung unverzüglich dem Auftragnehmer an. Die weitere Durchsetzung der vertraglichen Forderungen und Ansprüche obliegt bei zentralen Beschaffungen dann der Zentralen Beschaffungsstelle. Bei dezentralen Beschaffungen ist dies Aufgabe der dezentralen Beschaffungsstelle.

Ist es notwendig, bereits geschlossene Verträge zu ändern, werden Verhandlungen zum Leistungsumfang, Ausführungsfristen, Preisen und anderen wesentlichen Vertragsbestandteilen durch die vertragsabschließende Beschaffungsstelle geführt.

5.1.2
Abnahme und Übergabe von Katastrophenschutzfahrzeugen

Die Abnahme und Übergabe von Katastrophenschutzfahrzeugen erfolgt durch eine Abnahmekommission. Diese setzt sich mindestens zusammen aus:

• einem Vertreter der Zentralen Beschaffungsstelle der LPD,

• zwei Vertretern der fachlich zuständigen und mittelbewirtschaftenden Stelle des TLVwA und

• ggf. einem Vertreter des Arbeitskreises "Landesbeschaffung von Katastrophenschutzfahrzeugen".

Die Abnahme und Übernahme untergliedert sich wie folgt:

1. a)

   Durchführung einer Einbaubesprechung vor Fahrzeugfertigung bzw. vor Beginn der erforderlichen Auf- und Ausbaumaßnahmen beim Auftragnehmer vor Ort oder beim Auftraggeber auf Grundlage der Leistungsbeschreibung.

   • Die Abnahmekommission hat auf Grundlage der Leistungsbeschreibung die Konfiguration des Leistungsgegenstandes abzugleichen und erforderliche Festlegungen für den Sonderfahrzeugbau abzustimmen bzw. zu treffen. Das Ergebnis bildet die Grundlage für die Herstellung eines Musterfahrzeuges.

2. b)

   Durchführung einer Rohbau-/Zwischenabnahme (Güteprüfung) des Musterfahrzeuges beim Auftragnehmer vor Ort zur Freigabe der Fertigung weiterer Fahrzeuge des Ausschreibungsgegenstandes bis zum jeweiligen freigegebenen Fertigungsgrad.

   • Die Abnahmekommission hat das Musterfahrzeug auf Mangelfreiheit sowie auf das Vorliegen der Anforderungen zum jeweiligen Fertigungsgrad aus der Leistungsbeschreibung hin zu prüfen. Darüber hinaus hat sich die Abnahmekommission zu vergewissern, dass gültige Nachweise über die Betriebs- und Verkehrssicherheit des Musterfahrzeuges vorliegen. Bestehen dahingehend keine Beanstandungen, so kann in der Folge eine Fertigung der weiteren Fahrzeuge bis zum jeweiligen freigegebenen Fertigungsgrad seitens des Auftragnehmers erfolgen.

3. c)

   Durchführung einer Endabnahme vor Lieferung der Fahrzeuge beim Auftragnehmer vor Ort.

   • Vor Lieferung erfolgt durch die Abnahmekommission eine erneute, am Maßstab des Musterfahrzeuges bzw. an der Güteprüfung orientierte Abnahme des Leistungsgegenstandes. Eine Freigabe zur Lieferung hat erst zu erfolgen, wenn im Ergebnis der Endabnahmekontrolle keine erheblichen Beanstandungen vorliegen.

4. d)

   Im Falle der Lieferung der Fahrzeuge sind die angelieferten Fahrzeuge in der Liegenschaft, welche als Lieferadresse vereinbart wurde, von zwei Vertretern der fachlich zuständigen und mittelbewirtschaftenden Stelle zu überprüfen. Mit Anlieferung der Fahrzeuge sind diese unverzüglich auf Vollständigkeit und Schadensfreiheit zu prüfen. Die Übernahme der Fahrzeuge kann (auch teilweise) verweigert werden, sofern erhebliche Mängel festgestellt wurden, die nicht vor Ort oder nicht in angemessener Zeit behoben werden können.

5. e)

   Durchführung einer Einweisung der übernommenen Fahrzeuge.

   • Einweisung der späteren Nutzer in die Fahrzeuge durch den Auftragnehmer; bei Bedarf (z. B. Einweisung am Pumpenbedienstand LF 20 KatS) ist die Einweisung vor Ort bei dem Auftragnehmer erforderlich.

5.2
Feststellung, Bescheinigung, Bezahlung und Nachweisführung

Der Bedarfsstelle obliegt die Feststellung sowie Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der beschafften Lieferung oder Leistung. Sie trägt für die ordnungsgemäße Dokumentation in den zahlungsbegründenden Unterlagen Sorge. Für die vertragsgemäße Bezahlung der Lieferung oder Leistung ist die mittelbewirtschaftende Stelle zuständig.

Die abschließende Nachweisführung über das bewegliche Landesvermögen mittels diesbezüglicher Bestandsverzeichnisse bestimmt sich nach den Bestimmungen der ThürLHO, den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften und sonstigen Festlegungen.

Soweit es im Sinne des Grundsatzes der Jährlichkeit des Haushaltes erforderlich ist, können nicht rechtzeitig fertig gestellte Lieferungen und Leistungen teilweise abgenommen und abgerechnet werden.

6.1 Qualitätssichernde Maßnahmen

Zur Einhaltung und Steuerung definierter Servicestandards sind qualitätssichernde Maßnahmen zu implementieren, durch die Abweichungen von der Servicequalität (Servicestandards) erkannt sowie Optimierungsmaßnahmen im Beschaffungsprozess ergriffen werden können.

Zuständig für diese Maßnahmen im Prozess zentraler Beschaffungen ist die Zentrale Beschaffungsstelle. Diese kann Vorgaben für die dezentralen Beschaffungsstellen erlassen.

Die mittelbewirtschaftenden Stellen haben für den Prozess der Bedarfsplanung, der Planung und Bereitstellung der Haushaltsmittel, das Anforderungsmanagement sowie für dezentrale Beschaffungen qualitätssichernde Maßnahmen zu veranlassen.

6.2 Berichtswesen

Die qualitätssichernden Maßnahmen beinhalten auch die Gewährleistung eines umfassenden Berichtswesens zur Wahrnehmung der Fachaufsicht durch das TMIK.

Als Standardbericht hat die Zentrale Beschaffungsstelle der Bedarfsüberprüfungsstelle einen mit den mittelbewirtschaftenden Stellen auf der Grundlage der bestätigten Haushaltsvoranmeldungen abgestimmten Beschaffungsplan nach dem Muster in der Anlage 2 zu Beginn des Haushaltsjahres vorzulegen und diesen Beschaffungsplan monatlich fortzuschreiben. Die dezentralen Beschaffungsstellen haben der Zentralen Beschaffungsstelle monatlich eine Aufstellung über realisierte Vergaben entsprechend dem Muster der Anlage 1 vorzulegen. Beschaffungsvorhaben unterhalb der Geringfügigkeitsgrenze von 1.000 EUR ohne Umsatzsteuer bei Lieferungen und Leistungen bleiben unberücksichtigt.

Beschaffungsvorhaben der Behörden und Einrichtungen der Thüringer Polizei, die im bestätigten IuK-Beschaffungsplan (IuK-Konzept) des jeweiligen Jahres enthalten sind, werden nicht im Beschaffungsplan aufgeführt.

Um die durch die Zentrale Beschaffungsstelle geschlossenen Rahmenverträge optimal auslasten zu können, haben die abrufberechtigten Behörden ihre getätigten Abrufe aus den Rahmenverträgen unverzüglich der Zentralen Beschaffungsstelle elektronisch mitzuteilen.

Die Zentrale Beschaffungsstelle untersteht der Dienst- und Fachaufsicht des Präsidenten der LPD. Für die Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht über die mittelbewirtschaftenden Stellen sowie über die dezentralen Beschaffungsstellen gelten die allgemeinen Regelungen zur Dienst- und Fachaufsicht.

Die ausreichende Qualifikation des Personals ist Voraussetzung für einen rechtmäßigen Beschaffungsprozess. Es ist zu gewährleisten, dass die Bediensteten, die mit zentralen oder dezentralen Beschaffungen betraut werden, über die erforderliche Fachkompetenz zur Bewältigung des Beschaffungsprozesses verfügen.

Die gemäß Ziffer 2 zuständigen Stellen sind verpflichtet, bei der Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen die Bestimmungen der Richtlinie zur Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung des Freistaats Thüringen vom 8. Januar 2019 (ThürStAnz Nr. 5/2019 S. 275 ff) zu beachten.

Status- und Funktionsbezeichnungen in dieser Richtlinie gelten für alle Geschlechter.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft und am 31.12.2026 außer Kraft. Gleichzeitig mit dem Inkrafttreten tritt die Richtlinie des Thüringer Ministeriums für Inneres und Kommunales für das Verfahren bei Beschaffungen im Geschäftsbereich des Thüringer Ministeriums für Inneres und Kommunales (Beschaffungsrichtlinie-BeschaffRlTMIK) vom 15.04.2020 (ThürStAnz Nr. 19/2020 S. 647 ff) außer Kraft.

Behörde/Einrichtung

Landespolizeidirektion
SG 24